Allgemeine Hinweise:
Die Nutzung unserer Website ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Falls personenbezogene Daten eingegeben werden können (z. B. Name, E-Mail-Adresse), erfolgt dies auf freiwilliger Basis. Diese Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

SupaPresence
Daniel Zamojski, Michael Helcig
(Vollständige Kontaktdaten finden Sie in unserem Impressum)

2. Erhobene Daten

Wenn Sie unsere Website nutzen, können wir folgende personenbezogene Daten erheben und verarbeiten:

• Name und E-Mail-Adresse - angegeben bei der Anmeldung für die Pilotphase über unser HubSpot-Formular
• Restaurantname - optional angegeben im Anmeldeformular
• Telefonnummer - optional angegeben im Anmeldeformular

Unser Hosting-Provider erhebt zudem automatisch Server-Logfiles (technisch notwendige Daten): IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners sowie Zeitpunkt der Serveranfrage. Die Website wird bei der Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern, gehostet. Wir haben mit Hostinger einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Cloudflare (CDN, DNS und Sicherheit): Unserer Website ist das Netzwerk der Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA, als Reverse Proxy vorgeschaltet. Alle Aufrufe der Website laufen somit zunächst über Cloudflare. Cloudflare übernimmt die Namensauflösung, die Auslieferung von Inhalten über verteilte Serverstandorte, die TLS-Verschlüsselung sowie die Abwehr von Angriffen (unter anderem Bot- und DDoS-Schutz). Verarbeitet werden dabei IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, angefragte URL, übertragene Datenmenge, Browserkennung, Referrer-URL und sicherheitsrelevante Ereignisse. Zum Schutz vor dem automatisierten Auslesen von E-Mail-Adressen verändert Cloudflare zudem die ausgelieferten Seiteninhalte technisch. Cloudflare kann zur Erkennung schädlicher Anfragen technisch erforderliche Cookies setzen. Wir haben mit Cloudflare einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an Verfügbarkeit, Performance und Sicherheit der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Übermittlung in ein Drittland: Cloudflare betreibt ein weltweites Netzwerk. Anfragen aus Österreich werden in der Regel über europäische Standorte bedient, eine Verarbeitung außerhalb der EU, insbesondere in den USA, ist jedoch möglich. Cloudflare, Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Cloudflare.

3. Webanalyse & Tracking

PostHog (cookieless)

Wir nutzen PostHog (Anbieter: PostHog Inc., Hosting in der EU) zur Auswertung der Nutzung unserer Website in aggregierter Form. Die Nutzung erfolgt cookieless (keine Cookies), ohne personenbezogene Daten oder IP-Speicherung; es werden nur anonymisierte Nutzungsdaten (z. B. aufgerufene Seiten) erfasst. PostHog wird unabhängig von der Cookie-Einwilligung geladen, da keine Cookies gesetzt werden. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Google Tag Manager

Wir nutzen den Google Tag Manager (Anbieter: Google Ireland Limited), um Marketing- und Analyse-Tags auf unserer Website zu verwalten. Der Google Tag Manager selbst speichert keine Cookies und verarbeitet keine personenbezogenen Daten. Er dient lediglich der Verwaltung und Auslösung anderer Tags. Der Google Tag Manager wird nur geladen, wenn Sie dem Tracking über unseren Cookie-Banner zustimmen. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

HubSpot-Formular

Für die Anmeldung zur Pilotphase nutzen wir ein eingebettetes Formular von HubSpot (Anbieter: HubSpot Inc., EU-Datenverarbeitung). Die dort eingegebenen Daten (Name, E-Mail, ggf. Telefonnummer) werden in unserem HubSpot-CRM gespeichert und ausschließlich zur Kontaktaufnahme bezüglich der Pilotphase verwendet. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

4. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für folgende Zwecke:

• Kontaktaufnahme und Kommunikation bezüglich der Pilotphase
• Sicherstellung des technischen Betriebs und der Sicherheit der Website (Server-Logs)
• Auswertung der Nutzung der Website in anonymisierter Form (PostHog, cookieless)
• Optimierung unserer Website und Marketing-Maßnahmen (Google Tag Manager, nur mit Einwilligung)

5. Cookies & Einwilligung

Unsere Website verwendet einen Cookie-Banner, der Ihnen die Wahl lässt:

• Technisch notwendig: Immer aktiv. Speicherung Ihrer Cookie-Einstellung (localStorage) sowie technisch erforderliche Cookies, die Cloudflare zur Erkennung schädlicher Anfragen setzen kann. Keine Tracking-Cookies.
• Tracking & Analyse: Google Tag Manager und damit verbundene Dienste werden nur geladen, wenn Sie "Alle akzeptieren" wählen.

PostHog arbeitet cookieless und wird unabhängig von Ihrer Cookie-Einwilligung geladen.

6. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von:

• Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für die Pilotphase-Anmeldung und Tracking-Cookies
• Unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Website sowie anonymisierter Webanalyse

7. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

• Kontaktdaten (HubSpot) werden bis zu Ihrem Widerruf gespeichert
• Server-Logs werden für bis zu 30 Tage aufbewahrt
• Cookie-Einstellung wird in Ihrem Browser gespeichert (localStorage)

8. Weitergabe von Daten

Wir verkaufen oder teilen Ihre personenbezogenen Daten nicht zu Marketingzwecken. Für den Betrieb der Website nutzen wir folgende Auftragsverarbeiter:

• Hostinger International Ltd. (Zypern) - Webhosting und Server-Logfiles
• Cloudflare, Inc. (USA) - CDN, DNS und Sicherheit/Angriffsabwehr (EU-US Data Privacy Framework)
• HubSpot Inc. - CRM und Formularverarbeitung (EU-Datenverarbeitung)
• PostHog Inc. - Webanalyse (EU-Hosting, cookieless)
• Google Ireland Limited - Tag Manager (nur mit Einwilligung)

9. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über die gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung ("Recht auf Vergessenwerden")
• Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen
• Widerruf Ihrer Einwilligung jederzeit
• Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (in Österreich: Österreichische Datenschutzbehörde)

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter: [email protected]

10. Widerruf / Abmeldung

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen durch:

• Direkte Kontaktaufnahme per E-Mail: [email protected]
• Löschen Ihrer Cookie-Einstellungen im Browser (localStorage löschen)

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anpassen. Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf dieser Seite.

Geltungsbereich:
Dieser Teil gilt ausschließlich für unsere Webanwendung unter app.supapresence.com. Für unsere öffentliche Website gelten die Angaben im Bereich "Website"; die dort beschriebenen Tracking- und Marketing-Dienste (PostHog, Google Tag Manager, HubSpot) kommen in der App nicht zum Einsatz.

1. Verantwortlicher und unsere Rolle

Betreiberin der App ist:

SupaPresence
Daniel Zamojski, Michael Helcig
(Vollständige Kontaktdaten finden Sie in unserem Impressum)

Für die Daten der Nutzerkonten (z. B. Registrierung, Anmeldung, Abrechnung, Support) sind wir Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Für die Inhalte, die unsere Kunden (Gastronomiebetriebe) in der App verarbeiten, insbesondere Bewertungen und die darin enthaltenen Angaben zu deren Verfassern, sind wir Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher ist in diesem Fall der jeweilige Kunde, mit dem wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen haben. Betroffene Personen wenden sich mit ihren Anliegen bitte primär an den betreffenden Betrieb; wir leiten Anfragen selbstverständlich weiter.

2. Erhobene Daten

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert), Spracheinstellung, Zeitpunkt der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen; bei Anmeldung über Google zusätzlich die Google-Kennung und das Profilbild
• Betriebsdaten: Angaben zu Ihrem Unternehmen sowie Team- und Rollenzuordnungen
• Verbundene Plattformen: nach Ihrer Freigabe die Zugangsdaten (OAuth-Token) und Kennungen Ihres Google-Unternehmensprofils sowie die von dort abgerufenen Bewertungen samt öffentlich angezeigtem Namen, Bewertungstext und Sternebewertung
• Von Ihnen bereitgestellte Inhalte: z. B. Speisekarten, Dokumente, Website-Inhalte und inhaltliche Vorgaben für die Antworterstellung
• Nutzungs- und Protokolldaten: Sitzungsdaten (IP-Adresse, Browserkennung), Aktivitätsprotokolle innerhalb der App sowie Server-Logdaten

In der App setzen wir keine Cookies zu Marketing- oder Trackingzwecken ein. Verwendet werden ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung und die Sicherheit der Sitzung.

3. Hosting und Content Delivery Network (Hetzner, Cloudflare)

Die SupaPresence-App wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Die eingesetzten Server stehen ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland, eine Übermittlung in ein Drittland findet im Rahmen des Hostings nicht statt. Hetzner verarbeitet die Daten ausschließlich nach unseren Weisungen; wir haben mit Hetzner einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Verarbeitet werden alle Daten, die für den Betrieb der App erforderlich sind, insbesondere die unter Ziffer 2 genannten Kategorien einschließlich Server-Logdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, Browsertyp, abgerufene Ressource). Rechtsgrundlage: Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Hetzner.

Cloudflare (CDN, DNS und Sicherheit): Unseren Servern ist das Netzwerk der Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA, als Reverse Proxy vorgeschaltet. Alle Aufrufe der App laufen somit zunächst über Cloudflare. Cloudflare übernimmt die Namensauflösung, die Auslieferung statischer Inhalte, die TLS-Verschlüsselung sowie die Abwehr von Angriffen (unter anderem Bot- und DDoS-Schutz). Verarbeitet werden dabei IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, angefragte URL, übertragene Datenmenge, Browserkennung, Referrer-URL und sicherheitsrelevante Ereignisse. Da Cloudflare die TLS-Verbindung terminiert, können technisch auch die Inhalte der Anfragen einschließlich des technisch notwendigen Sitzungs-Cookies verarbeitet werden. Cloudflare kann zur Erkennung schädlicher Anfragen technisch erforderliche Cookies setzen. Wir haben mit Cloudflare einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Rechtsgrundlage: Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an Verfügbarkeit, Performance und Sicherheit der App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Übermittlung in ein Drittland: Cloudflare betreibt ein weltweites Netzwerk. Anfragen aus Österreich werden in der Regel über europäische Standorte bedient, eine Verarbeitung außerhalb der EU, insbesondere in den USA, ist jedoch möglich. Cloudflare, Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Cloudflare.

4. KI-Funktionen (OpenAI)

Für die KI-gestützten Funktionen der App setzen wir große Sprachmodelle (LLM) von OpenAI ein. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland. Der Einsatz erfolgt für folgende Zwecke:

• Erstellen und Verbessern von Textvorschlägen, insbesondere von Antworten auf Kundenbewertungen
• Spracherkennung und Übersetzung von Inhalten innerhalb der App
• Auswerten der von Ihnen bereitgestellten Betriebsinformationen, um Inhalt und Tonalität der erzeugten Texte an Ihren Betrieb anzupassen
• Vergleichbare textbasierte Funktionen innerhalb der App

Übermittelt werden ausschließlich die für die jeweilige Funktion erforderlichen Inhalte, insbesondere der Text der Bewertung samt der dort öffentlich angezeigten Angaben zum Verfasser (z. B. Anzeigename, Sternebewertung), Informationen zu Ihrem Betrieb sowie Ihre inhaltlichen Vorgaben. Konto- und Zahlungsdaten werden nicht an OpenAI übermittelt.

Wir nutzen ausschließlich die OpenAI-API auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Data Processing Addendum) nach Art. 28 DSGVO. Über die API übermittelte Daten werden nach Angaben von OpenAI nicht zum Training der Modelle verwendet und nur für einen begrenzten Zeitraum (in der Regel bis zu 30 Tage) zur Missbrauchs- und Sicherheitskontrolle gespeichert und danach gelöscht.

Übermittlung in ein Drittland: Die Verarbeitung durch OpenAI kann auch auf Servern in den USA erfolgen. Grundlage der Übermittlung sind die von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) einschließlich ergänzender Schutzmaßnahmen, die Bestandteil des mit OpenAI geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags sind. Wir weisen darauf hin, dass in den USA trotz dieser Garantien ein Zugriff staatlicher Stellen auf die Daten nicht vollständig ausgeschlossen werden kann und dort kein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau besteht.

Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall: Die KI erstellt Vorschläge, die vor der Veröffentlichung von einem Menschen geprüft und freigegeben werden. Kunden können optional eine automatische Veröffentlichung für positiv bewertete Rezensionen aktivieren; auch in diesem Fall entsteht keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO.

5. Weitere Empfänger und Dienstleister

• Hetzner Online GmbH (Deutschland) - Hosting und Betrieb der App
• Cloudflare, Inc. (USA) - CDN, DNS und Sicherheit/Angriffsabwehr (EU-US Data Privacy Framework)
• OpenAI Ireland Limited (Irland) - KI-/LLM-Funktionen
• Zoho Corporation B.V. (EU-Rechenzentren) - Versand von System- und Benachrichtigungs-E-Mails
• Google Ireland Limited - Anbindung Ihres Google-Unternehmensprofils. Beim Abrufen von Bewertungen und beim Veröffentlichen von Antworten werden Daten zwischen der App und Google ausgetauscht. Für die Verarbeitung auf der Google-Plattform selbst ist Google verantwortlich.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf von Daten findet nicht statt.

6. Zwecke der Datenverarbeitung

• Bereitstellung, Betrieb und Weiterentwicklung der App
• Registrierung, Anmeldung und Verwaltung von Nutzerkonten
• Abrufen, Verwalten und Beantworten von Bewertungen im Auftrag unserer Kunden
• Erstellen von KI-gestützten Textvorschlägen
• Sicherheit, Missbrauchsprävention und Fehleranalyse
• Kommunikation mit Ihnen zu Systembenachrichtigungen und Support

7. Rechtsgrundlagen

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für Konto, Bereitstellung und Abrechnung der App
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für Sicherheit, Missbrauchsprävention, Fehleranalyse und die effiziente Bearbeitung von Kundenfeedback
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), soweit Sie eine solche gesondert erteilen, etwa für die Anbindung Ihres Google-Kontos
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), etwa für handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten

8. Speicherdauer

• Konto- und Betriebsdaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach dessen Ende gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen
• Bewertungen und Antworten werden gespeichert, solange die Plattformanbindung besteht, längstens bis zum Ende des Vertragsverhältnisses
• Server- und Sitzungsprotokolle werden für bis zu 30 Tage aufbewahrt
• An OpenAI übermittelte Inhalte werden dort nach Angaben des Anbieters nach spätestens 30 Tagen gelöscht

Handeln wir als Auftragsverarbeiter, löschen oder retournieren wir die Daten nach Weisung des jeweiligen Kunden.

9. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über die gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung ("Recht auf Vergessenwerden")
• Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen
• Widerruf einer erteilten Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (in Österreich: Österreichische Datenschutzbehörde)

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter: [email protected]

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anpassen. Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf dieser Seite.

General Information:
The use of our website is possible without providing personal data. Where personal data can be entered (such as name, email address), this is done on a voluntary basis. This data will not be shared with third parties without your explicit consent.

1. Controller

The controller responsible for processing your personal data is:

SupaPresence
Daniel Zamojski, Michael Helcig
(Complete contact details can be found in our Imprint)

2. Data We Collect

When you use our website, we may collect and process the following personal data:

• Name and email address - provided when signing up for the pilot phase via our HubSpot form
• Restaurant name - optionally provided in the signup form
• Phone number - optionally provided in the signup form

Our hosting provider may collect the following data automatically via server log files: IP address, browser type and version, operating system, referrer URL, hostname of the accessing computer, and time of the server request. The website is hosted by Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Cyprus. We have concluded a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR with Hostinger.

Cloudflare (CDN, DNS and security): Our website sits behind the network of Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA, acting as a reverse proxy. Every request to the website therefore passes through Cloudflare first. Cloudflare handles name resolution, delivery of content via distributed server locations, TLS encryption, and defence against attacks (including bot and DDoS protection). In doing so, Cloudflare processes IP address, date and time of access, requested URL, volume of data transferred, browser identification, referrer URL, and security-related events. To protect against automated harvesting of email addresses, Cloudflare also technically modifies the page content delivered. Cloudflare may set technically necessary cookies to detect malicious requests. We have concluded a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR with Cloudflare. Legal basis: our legitimate interest in the availability, performance, and security of the website (Art. 6(1)(f) GDPR).

Transfer to a third country: Cloudflare operates a global network. Requests from Austria are usually served via European locations, but processing outside the EU, in particular in the USA, is possible. Cloudflare, Inc. is certified under the EU-US Data Privacy Framework; the European Commission's standard contractual clauses apply in addition (Art. 46(2)(c) GDPR). Further information is available in Cloudflare's privacy policy.

3. Web Analytics & Tracking

PostHog (cookieless)

We use PostHog (provider: PostHog Inc., EU hosting) to analyse how our website is used in aggregate. Usage is cookieless (no cookies), with no personal data or IP storage; only anonymised usage data (e.g. pages viewed) is collected. PostHog is loaded regardless of cookie consent as no cookies are set. Legal basis: legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR).

Google Tag Manager

We use Google Tag Manager (provider: Google Ireland Limited) to manage marketing and analytics tags on our website. Google Tag Manager itself does not store cookies and does not process personal data. It serves only to manage and trigger other tags. Google Tag Manager is only loaded if you consent to tracking via our cookie banner. Legal basis: your consent (Art. 6(1)(a) GDPR).

HubSpot Form

For pilot phase registration, we use an embedded form by HubSpot (provider: HubSpot Inc., EU data processing). The data entered there (name, email, optionally phone number) is stored in our HubSpot CRM and used exclusively for contacting you regarding the pilot phase. Legal basis: your consent (Art. 6(1)(a) GDPR).

4. Purpose of Processing

We process your personal data exclusively for the following purposes:

• Contacting and communicating with you regarding the pilot phase
• Ensuring the technical operation and security of the website (server logs)
• Analysing website usage in anonymised form (PostHog, cookieless)
• Optimising our website and marketing efforts (Google Tag Manager, only with consent)

5. Cookies & Consent

Our website uses a cookie banner that gives you the choice:

• Technically necessary: Always active. Storage of your cookie preference (localStorage) and technically necessary cookies that Cloudflare may set to detect malicious requests. No tracking cookies.
• Tracking & Analytics: Google Tag Manager and associated services are only loaded if you choose "Accept all".

PostHog operates cookieless and is loaded regardless of your cookie consent.

6. Legal Basis

Processing is based on:

• Your consent (Art. 6(1)(a) GDPR) for pilot phase registration and tracking cookies
• Our legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR) for ensuring the technical functionality and security of the website and anonymised web analytics

7. Data Storage and Retention

Your personal data will be stored securely and only as long as necessary:

• Contact data (HubSpot) will be stored until you withdraw your consent
• Server logs are stored for up to 30 days
• Cookie settings are stored in your browser (localStorage)

8. Data Sharing

We do not sell or share your personal data with third parties for marketing purposes. To operate the website, we use the following processors:

• Hostinger International Ltd. (Cyprus) - web hosting and server log files
• Cloudflare, Inc. (USA) - CDN, DNS, and security/attack mitigation (EU-US Data Privacy Framework)
• HubSpot Inc. - CRM and form processing (EU data processing)
• PostHog Inc. - Web analytics (EU hosting, cookieless)
• Google Ireland Limited - Tag Manager (only with consent)

9. Your Rights

You have the following rights under the GDPR:

• Right to access your personal data
• Right to rectification of inaccurate data
• Right to erasure ("right to be forgotten")
• Right to restriction of processing and to data portability
• Right to object to processing based on legitimate interests
• Right to withdraw consent at any time
• Right to lodge a complaint with the competent supervisory authority (in Austria: Austrian Data Protection Authority)

To exercise these rights, please contact us at: [email protected]

10. Unsubscribe / Withdrawal of Consent

You may withdraw your consent at any time by:

• Contacting us directly by email: [email protected]
• Clearing your cookie settings in the browser (clear localStorage)

11. Updates to this Privacy Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. The latest version will always be published on this page.

Scope:
This part applies exclusively to our web application at app.supapresence.com. For our public website, please refer to the "Website" section; the tracking and marketing services described there (PostHog, Google Tag Manager, HubSpot) are not used in the app.

1. Controller and Our Role

The app is operated by:

SupaPresence
Daniel Zamojski, Michael Helcig
(Complete contact details can be found in our Imprint)

For user account data (e.g. registration, login, billing, support) we are the controller within the meaning of Art. 4(7) GDPR.

For the content our customers (restaurant businesses) process in the app, in particular reviews and the information about their authors contained therein, we act as a processor pursuant to Art. 28 GDPR. In that case the respective customer is the controller, and we have concluded a data processing agreement with them. Data subjects should address their requests primarily to the business concerned; we will of course forward any requests we receive.

2. Data We Collect

• Account data: name, email address, password (stored exclusively as a cryptographic hash), language preference, time of acceptance of the terms of use; if you sign in with Google, additionally your Google identifier and profile picture
• Business data: information about your business as well as team and role assignments
• Connected platforms: subject to your authorisation, the access credentials (OAuth tokens) and identifiers of your Google Business Profile, plus the reviews retrieved from it including the publicly displayed author name, review text and star rating
• Content you provide: e.g. menus, documents, website content and content instructions for reply generation
• Usage and log data: session data (IP address, browser identifier), activity logs within the app and server log data

We do not use any cookies for marketing or tracking purposes in the app. Only technically necessary cookies for login and session security are used.

3. Hosting and Content Delivery Network (Hetzner, Cloudflare)

The SupaPresence app is hosted by Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germany. The servers used are located exclusively in data centres in Germany; no transfer to a third country takes place in the context of hosting. Hetzner processes the data solely on our instructions, and we have concluded a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR with Hetzner. Processing covers all data required to operate the app, in particular the categories listed under section 2 including server log data (IP address, time of access, browser type, resource requested). Legal basis: performance of the contract (Art. 6(1)(b) GDPR) and our legitimate interest in secure and reliable operation (Art. 6(1)(f) GDPR). Further information is available in Hetzner's privacy policy.

Cloudflare (CDN, DNS and security): Our servers sit behind the network of Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA, acting as a reverse proxy. Every request to the app therefore passes through Cloudflare first. Cloudflare handles name resolution, delivery of static content, TLS encryption, and defence against attacks (including bot and DDoS protection). In doing so, Cloudflare processes IP address, date and time of access, requested URL, volume of data transferred, browser identification, referrer URL, and security-related events. Because Cloudflare terminates the TLS connection, it is technically also able to process the content of requests, including the technically necessary session cookie. Cloudflare may set technically necessary cookies to detect malicious requests. We have concluded a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR with Cloudflare. Legal basis: performance of the contract (Art. 6(1)(b) GDPR) and our legitimate interest in the availability, performance, and security of the app (Art. 6(1)(f) GDPR).

Transfer to a third country: Cloudflare operates a global network. Requests from Austria are usually served via European locations, but processing outside the EU, in particular in the USA, is possible. Cloudflare, Inc. is certified under the EU-US Data Privacy Framework; the European Commission's standard contractual clauses apply in addition (Art. 46(2)(c) GDPR). Further information is available in Cloudflare's privacy policy.

4. AI Features (OpenAI)

For the AI-powered features of the app we use large language models (LLMs) provided by OpenAI. For users in the European Economic Area, the provider is OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Ireland. We use these services for the following purposes:

• Generating and improving suggested texts, in particular replies to customer reviews
• Language detection and translation of content within the app
• Analysing the business information you provide in order to adapt the content and tone of the generated texts to your business
• Comparable text-based features within the app

Only the content required for the respective feature is transmitted, in particular the text of the review including the publicly displayed information about its author (e.g. display name, star rating), information about your business, and your own content instructions. Account and payment data are not transmitted to OpenAI.

We use the OpenAI API exclusively, on the basis of a Data Processing Addendum pursuant to Art. 28 GDPR. According to OpenAI, data submitted via the API is not used to train its models and is retained only for a limited period (generally up to 30 days) for abuse and security monitoring, after which it is deleted.

Transfer to a third country: Processing by OpenAI may also take place on servers in the USA. Such transfers are based on the Standard Contractual Clauses adopted by the European Commission (Art. 46(2)(c) GDPR), including supplementary safeguards, which form part of the data processing agreement concluded with OpenAI. Please note that despite these safeguards, access by US government authorities cannot be entirely ruled out and the level of data protection in the USA is not equivalent to that in the EU.

No automated decision-making: The AI produces suggestions that are reviewed and approved by a human before publication. Customers may optionally enable automatic publication for positively rated reviews; even in that case, no decision producing legal effects or similarly significant effects within the meaning of Art. 22 GDPR is made.

5. Other Recipients and Service Providers

• Hetzner Online GmbH (Germany) - hosting and operation of the app
• Cloudflare, Inc. (USA) - CDN, DNS, and security/attack mitigation (EU-US Data Privacy Framework)
• OpenAI Ireland Limited (Ireland) - AI/LLM features
• Zoho Corporation B.V. (EU data centres) - delivery of system and notification emails
• Google Ireland Limited - connection to your Google Business Profile. Retrieving reviews and publishing replies involves an exchange of data between the app and Google. Google is responsible for the processing that takes place on its own platform.

We do not sell your data or share it for advertising purposes.

6. Purpose of Processing

• Providing, operating and improving the app
• Registration, login and management of user accounts
• Retrieving, managing and replying to reviews on behalf of our customers
• Generating AI-assisted text suggestions
• Security, abuse prevention and error analysis
• Communicating with you regarding system notifications and support

7. Legal Basis

• Performance of a contract (Art. 6(1)(b) GDPR) for the account, provision and billing of the app
• Legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR) for security, abuse prevention, error analysis and the efficient handling of customer feedback
• Consent (Art. 6(1)(a) GDPR) where you grant it separately, for example when connecting your Google account
• Legal obligation (Art. 6(1)(c) GDPR), for example for commercial and tax retention requirements

8. Data Storage and Retention

• Account and business data are stored for the duration of the contractual relationship and deleted afterwards, unless statutory retention periods apply
• Reviews and replies are stored for as long as the platform connection exists, at the latest until the end of the contractual relationship
• Server and session logs are stored for up to 30 days
• Content transmitted to OpenAI is deleted there after 30 days at the latest, according to the provider

Where we act as a processor, we delete or return the data in accordance with the instructions of the respective customer.

9. Your Rights

You have the following rights under the GDPR:

• Right to access your personal data
• Right to rectification of inaccurate data
• Right to erasure ("right to be forgotten")
• Right to restriction of processing and to data portability
• Right to object to processing based on legitimate interests
• Right to withdraw consent at any time with effect for the future
• Right to lodge a complaint with the competent supervisory authority (in Austria: Austrian Data Protection Authority)

To exercise these rights, please contact us at: [email protected]

10. Updates to this Privacy Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. The latest version will always be published on this page.